En una comercializadora energética, cerrar una venta es solo el principio. Después entran en juego decenas de procesos operativos que permiten que ese contrato llegue a buen término: altas, cambios contractuales, comunicación con distribuidoras, facturación, cobros o reporting regulatorio, entre otros.
¿Qué es el back office de una comercializadora?
El Back Office es el conjunto de procesos operativos que ponen en marcha un contrato e suministro energético: todo lo que sucede entre que un cliente firma y el momento en que recibe correctamente su factura.
Front office y back office
Mientras el Front Office se encarga de captar clientes, vender y atenderlos, el Back Office trabaja de puertas para adentro: procesos de facturación, switching, gestión documental de contratos y reporting a organismos como REE, OMIE O la CNMC.
Por qué el Back Office se convierte en un problema cuando la comercializadora crece
Cuando las compañías energéticas crecen, los procesos de Back Office se vuelven mucho más recurrentes y complejos. Algunos de los problemas que pueden surgir son:
- El switching se controla revisando ficheros manualmente, sin visibilidad centralizada del estado de cada cliente.
- Las facturas se generan bien la mayoría de las veces, pero los errores puntuales generan reclamaciones y desconfianza.
- Cada cambio normativo de REE, OMIE o la CNMC obliga a alguien del equipo a pararlo todo para entenderlo y aplicarlo a tiempo.
- Los datos de consumo y las curvas de carga (CCH) se procesan con retraso, y eso afecta directamente a la facturación.
Externalización de Back Office procesos que gestionamos
En Grupo Audinfor prestamos servicios de Back Office especializados para comercializadoras de electricidad y gas. Nuestros servicios cubren todo el ciclo operativo de una comercializadora. La externalización del Back Office permite a las comercializadoras centrar sus recursos en la captación y fidelización de clientes, dejando en manos de especialistas las tareas operativas que requieren un alto grado de conocimiento regulatorio y del sector energético.
Contratación
- Gestión de altas y modificaciones contractuales.
- Cambios de titular, potencia y autoconsumo.
- Intercambio de información con distribuidoras.
- Gestión de rechazos, incidencias y reclamaciones.
Facturación
- Configuración y revisión de tarifas.
- Importación de ficheros sectoriales y facturas de peaje.
- Gestión de lecturas, curvas de carga y precios de mercado.
- Cálculo y validación de facturas.
- Emisión, envío de facturas y factura electrónica.
Gestión de cartera
- Elaboración de remesas.
- Generación de ficheros XML para entidades financieras.
- Control y seguimiento de cobros.
Gestión de impagos
- Creación y envío de comunicaciones de impago.
- Seguimiento de expedientes y estados de cobro.
- Soporte administrativo en procedimientos de recuperación.
Contabilidad
- Creación y revisión de asientos contables.
- Generación de ficheros para integración financiera.
- Apoyo en la gestión administrativa y contable.
Informes oficiales y reporting regulatorio
- Elaboración y presentación de información requerida por organismos reguladores.
- Gestión de procesos relacionados con SIPS, SI_CODAGE, TM_CODAGE, PRPC, EER, EED, Esfinge y solicitudes de la CNMC.
- Soporte en requerimientos regulatorios del sector energético.
Previsión de la demanda energética
- Análisis y previsión de consumos.
- Soporte para la planificación de compras de energía.
- Optimización de la gestión operativa y del riesgo.
Gracias a la combinación de conocimiento funcional, experiencia en el mercado energético y dominio de las herramientas tecnológicas utilizadas por las comercializadoras, somos capaces de asumir procesos completos o reforzar equipos internos en momentos de crecimiento, picos de carga de trabajo o cambios regulatorios.
Back Office interno VS Back Office externalizado
| Back Office interno | Back Office externalizado |
|---|---|
| Requiere formar y mantener un equipo especializado propio | Accedes a un equipo ya formado y con experiencia en el sector |
| El coste crece de forma directa con cada cliente nuevo | El coste se adapta al volumen real de tu operativa |
| Cada cambio normativo exige que tu equipo lo estudie a fondo | El proveedor asume la actualización normativa como parte del servicio |
| El conocimiento crítico depende de una o dos personas clave | El servicio no depende de la disponibilidad de una persona concreta |
| La escalabilidad exige contratar antes de poder crecer | Puedes escalar cartera sin aumentar plantilla |
Externalizar no significa perder el control de tu operativa, significa delegar la ejecución en quien ya la domina.
Llevamos más de 30 años gestionando la operativa interna de comercializadoras de luz y gas. Nuestro servicio de back office se integra de forma nativa con EnergIA y SIGE y cubre todas las necesidades operativas de tu comercializadora.
